Qué comprobar en una instalación real de un museo
Compare tanto la forma de presentar la guía como su funcionamiento. El ejemplo del New Zealand Rugby Museum muestra el acceso de pago a una guía en el teléfono del visitante; el artículo sobre Shantytown describe el acceso gratuito y la escucha en inglés. Ilustran dos modelos de acceso distintos, pero no permiten prever las ventas ni el uso que tendría la guía en otro museo.
La ficha del Kaikoura Museum en el directorio incluye fotografías de la señalización de la audioguía y de un código QR junto a una pieza expuesta. Utilice estos ejemplos para decidir dónde descubrirán los visitantes la guía y pruebe desde allí el recorrido en su propio teléfono.
El software de audioguías para museos de Journey Pal de un vistazo
Journey Pal reúne la guía para visitantes y el trabajo de gestión de contenidos del museo en una plataforma que funciona en el navegador. Un museo puede publicar un recorrido breve con las piezas destacadas o una colección más amplia, ofrecer todos los idiomas preparados desde el mismo código QR y actualizar la guía sin sustituir ese punto de acceso impreso.
El software ya se utiliza en siete museos y lugares patrimoniales de Nueva Zelanda, entre ellos New Zealand Rugby Museum, Bill Richardson Transport World, Lakes District Museum, Kaikoura Museum y Buried Village of Te Wairoa. Estas instalaciones en funcionamiento ofrecen a los equipos de los museos ejemplos reales que pueden examinar, más allá de una demostración del proveedor.
Acceso mediante QR en el teléfono del visitante, sin descargar una aplicación ni crear una cuenta
Textos interpretativos y audio en hasta 35 idiomas compatibles
Actualización de contenidos e idiomas sin volver a imprimir el código QR existente
Acceso gratuito o de pago a la guía, según decida el museo
Datos anónimos de uso por parada e idioma elegido por los visitantes
Qué hace realmente el software
En esencia, un sistema de audioguías cumple cuatro funciones: almacena las paradas y sus audios, determina qué versión recibe cada visitante, se la ofrece por algún medio y permite cambiar todo lo anterior sin empezar de cero.
Los museos suelen fijarse en la tercera función, porque la forma de acceder a la guía es la parte visible. La cuarta determina si la guía seguirá siendo correcta dentro de tres años. Si las personas que conocen la colección no pueden editarla, quedará desactualizada en cuanto cambie una atribución o se traslade una exposición.
Las dos primeras funciones cobran especial importancia al ofrecer varios idiomas. Mantener ocho versiones de cuarenta paradas y dirigir de forma fiable a un visitante japonés a la versión en japonés es un problema de gestión de contenidos, más que de audio.
Las funciones que importan
La mayoría de las listas de funciones son más largas de lo necesario. Estas son las que cambian cómo funciona una guía en una sala real:
Contenido que el propio personal pueda editar, sin recurrir al proveedor para cambiar una frase
Varios idiomas por parada, con selección automática del idioma del visitante
Acceso desde el teléfono del visitante, el dispositivo que ya lleva consigo
Posibilidad de añadir o retirar paradas sin volver a imprimir ni distribuir nada
Datos de uso que muestren qué paradas e idiomas eligen realmente los visitantes
Posibilidad de ofrecer acceso gratuito o de pago y cambiar esa decisión más adelante
Transcripciones junto al audio, para quienes no pueden utilizarlo y para los motores de búsqueda
El modelo de acceso determina casi todo el coste
Dos sistemas con las mismas funciones pueden tener costes de funcionamiento muy distintos. Casi siempre, la diferencia está en los dispositivos.
Un sistema basado en dispositivos propios exige comprarlos, cargarlos, limpiarlos, repararlos y asumir posibles pérdidas, además del tiempo que dedica el personal a entregarlos y recogerlos. Esta última tarea supone una carga diaria permanente para la recepción y limita la capacidad en los días de mayor afluencia al número de unidades disponibles.
Una guía que funciona en el teléfono del visitante elimina por completo esa partida. Quedan, sobre todo, los costes de contenido, que se asumen principalmente una vez, y la señalización, que cuesta unos pocos dólares por cartel. Por eso, hoy un museo pequeño puede ofrecer una guía multilingüe que hace una década habría estado fuera de su alcance.
La pregunta útil para un proveedor no es solo cuánto cuesta la plataforma al año, sino cuánto cuesta hacer un cambio y cuánto supone utilizarla en el día de mayor afluencia.
Preguntas que conviene hacer a cualquier proveedor
Estas preguntas ayudan a distinguir los sistemas que convencen en una demostración de los que siguen funcionando bien al cabo de tres años:
Después del lanzamiento, ¿quién edita el contenido: nuestro equipo o el suyo? ¿Cuánto cuesta cada cambio?
Si añadimos un noveno idioma, ¿necesitamos un contrato nuevo o solo contenido nuevo?
Si el teléfono de un visitante está configurado en un idioma que no hemos publicado, ¿qué versión recibe?
Si dejamos de usar el servicio, ¿qué contenido conservamos y podemos exportar nuestros audios y guiones?
¿Cómo funciona la guía cuando la conexión es débil dentro de un edificio de piedra?
¿Podemos consultar datos de uso por parada o solo cifras totales?
Qué le conviene a un museo pequeño
Los sistemas diseñados para instituciones nacionales suelen encajar mal en museos pequeños y medianos: presuponen un equipo digital especializado y un proceso formal de adquisición. Las necesidades prácticas de un museo más pequeño son otras: no tener dispositivos que gestionar ni especialistas que contratar, permitir que una persona responsable de la colección edite el contenido entre otras tareas y poder empezar con diez paradas en vez de abarcar toda la colección.
También conviene reconocer qué no necesita un museo pequeño. El posicionamiento en interiores, la realidad aumentada y los recorridos narrativos con múltiples bifurcaciones impresionan en una demostración, pero rara vez son sostenibles para un equipo de dos personas. Una guía precisa, multilingüe y fácil de actualizar dará mejores resultados que otra con más funciones que nadie tenga tiempo de mantener.
Cómo evaluar el software antes de decidirse
Reproduzca el recorrido que hará un visitante en las salas. Abra la guía en un teléfono corriente, utilice datos móviles, cambie de idioma, reproduzca una parada, lea su transcripción y pase a la siguiente pieza. Después, pida a alguien del personal que no participó en la configuración que haga un pequeño cambio en el contenido. Estas dos pruebas dicen más que una presentación del panel de control.
También importan las pruebas que aporte el proveedor. Busque museos clientes identificados por su nombre, ejemplos públicos para visitantes, fotografías de instalaciones y una explicación clara de qué puede controlar el equipo del museo después del lanzamiento. Journey Pal publica su directorio de museos y una demostración para visitantes, de modo que estas comprobaciones se pueden hacer antes de hablar con el equipo comercial.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de audioguías para museos?
Es el sistema que almacena los contenidos interpretativos de un museo, ofrece a cada visitante la versión en el idioma adecuado, la reproduce en un dispositivo o en su propio teléfono y permite que el personal la actualice después sin tener que reconstruir la guía.
¿Necesitamos dispositivos especiales para una audioguía?
Ya no son necesarios. Los sistemas basados en el navegador funcionan en el teléfono que ya lleva el visitante y se abren mediante un código QR. Así se eliminan del coste de funcionamiento la compra, la carga, la limpieza y la entrega de dispositivos en recepción.
¿Puede nuestro propio personal actualizar el contenido?
En algunos sistemas sí; en otros, cada cambio debe solicitarse al proveedor. Conviene aclararlo antes de firmar, porque los contenidos cambian a menudo y la diferencia se acumula con los años.
¿Cuántos idiomas debería admitir el software?
Es útil que admita muchos idiomas, pero decidir cuántos publicar depende del contenido, no solo del software. Empiece por el idioma local y añada traducciones cuando el número de visitantes y la disponibilidad de revisores lo justifiquen.
¿Puede el software de audioguías servir para exposiciones temporales?
Sí. Un sistema basado en el navegador permite publicar una exposición temporal como guía o recorrido propio y después actualizar, archivar o sustituir el contenido sin añadir otra aplicación ni mantener dispositivos aparte para los visitantes.
¿Pueden los visitantes probar Journey Pal antes de que un museo lo contrate?
Sí. Journey Pal ofrece una demostración pública para visitantes que se abre en el navegador del teléfono. Así, los equipos de los museos pueden probar la reproducción, los textos interpretativos y la navegación sin crear una cuenta ni instalar una aplicación.